一場成功的云年會需要提前做好哪些準備？

2022/11/29 | 營銷專欄 | 線上年會 250614

每每到年底，基本每個公司都會籌備一場年會作為員工年終福利，既可以回顧工作成績，又可以增強團隊融合，年會辦得好甚至有時可以抵消員工內心擠壓的憤懣，但是年會如果辦的差往往可以將這些憤懣再加一個籌碼。

當新冠疫情逐漸常態化，大家轉戰云年會的“卷王”之爭，如何打造一場又燃又暖的云年會成為HR門的年底首要任務，那么一場成功的云年會需要提前做好哪些準備呢？

一：確定年會直播的場景

面對疫情，年會不得不轉型線上，而線上年會又可以分為兩種形式：一種是線上與線下相結合；一種是完全線上直播。

線上直播間：異地同屏，共享此刻

在線上直播間中，可以將多個分公司的畫面同時集成到直播間中，異地員工可以通過直播“面對面”溝通交流。

線下會場：大屏互動，同步聯動

在線下場地中，可以搭建一面LED大屏和線上進行聯動?；幽K在現場大屏幕進行展示，同時可通過異地連線的方式，將大屏互動畫面在線上直播間進行展示，員工線上、線下同步參與。

搭建實景演播廳，綠幕摳像虛擬合成，高科技實現酷炫效果

通過虛擬摳像技術實時更換直播背景，小場地可輕松呈現完美現場效果，高度還原真實場景;減少現場搭建成本，虛擬合成技術與VR、AR等前沿科技結合，展現酷炫舞美特效，節目表演形式相對靈活。

二：確定公開或私密

通過權限設定，可以決定年會直播的私密性，可以讓指定的員工、渠道、合作伙伴等人員參與并觀看年會，也可以通過內容部署觀看，隔絕一切外部用戶訪問。

三：成立年會籌備組

年會的籌備組包括三個團隊：行政運營團隊、主播團隊、直播執行團隊。

行政運營團隊包括項目總負責人負責整個直播準備和現場實施，有著豐富的組織、協調應急的經驗，與技術工程師合作，確保直播活動的資源整體協調和把控。

直播執行團隊包括：活動導演+直播推流+攝影攝像+視頻導播+調音師等

活動導演在拍攝方面擁有豐富的經驗，負責活動的rundown腳本的細化和把控、鏡頭切換的拍攝，對攝像機，導播臺，調音臺，現場大屏，網絡等設備鏈接有豐富的技術經驗。

四：確定直播平臺，搭建直播間

年會直播最重氛圍，打造一間與年會時令及氣氛相匹配的直播間尤為重要。

通過微吼可以零成本建立年會直播官網及主題直播間，配色可以紅金為主，也可與企業自身品牌元素相搭配。

主題官網直播間搭建完成后，可循環播放企業宣傳片及喜慶的背景音樂。年會開始前一周，員工及客戶可能進入直播間預約，屆時就可相互留言互動營造節慶氛圍。

直播間還可嵌入官網、公眾號及app內，全面展現企業數字化應用的實力。

也可根據員工及潛在客戶的屬性，自定義短信或EDM觸達通知，企業關注及員工自傳雙管齊下。

五：直播功能驗收測試

想要完美呈現一場大規格的年會直播，硬件設備是必不可少的一環，這直接決定直播效果的好壞，一般由多臺攝像機采集直播內容，實時呈現到畫面上。

在設備高清的基礎上，要保證網絡穩定，直播不卡頓，需要用到一個或多個攝像機、編碼器設備。

微吼提供專業的年會直播搭建設備，專業的現場音視頻采集，讓觀眾多角度、高清原聲，浸入式觀看現場，真正做到“第二現場”的效果。

六：年會物料準備

以企業元素為年會設計制作專屬H5頁面、宣傳海報、帶有儀式感的微網站，便于將活動信息推廣至相關人群。

微吼除提供專業的直播支持外，可提供年會策劃一站式直播運營服務。

七：分享應急預案

線上年會并不像線下那樣可以靈活調整，有時一個環節的問題可能會讓整場年會都無法進行下去。因此，籌備時，在幾個關鍵節點中一定要做好plan B 甚至plan C 。

微吼專業運維人員通過微吼鷹眼系統，對消息服務壓力，流媒體分發狀態，流質量，基礎資源占用情況，進行實時監測，實時調整主動擴容策略以及風險預處理，保證直播年會的穩定流暢觀看。

網絡保障：

提供兩條有線網絡采用一主一備的方式

提供網絡基站在有線網絡出現故障時，網絡基站進行自動切換保證直播網絡的穩定。

平臺保障：

采用雙路直播的模式主+備的模式；在觀看鏈接不變的情況下，當主直播間出現問題時，自動切換備用直播間實現無縫的切換。

人員保障：

配備兩名備份人員，具備項目協調、拍攝、平臺的操作等能力